Oulun kulttuurisäätiön tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Oulun kulttuurisäätiö sr
Y-tunnus 3246820-6
Torikatu 18 1 krs., 90100 Oulu
+358 40 167 6827
info@oulu2026.eu
2. Tietosuojasta vastaava
Mika Vierimaa, säätiön hallinto- ja talouspäällikkö
mika.vierimaa@oulu2026.eu
3. Rekisterien nimet
Avustus- ja apurahahakijarekisteri, avustus- ja apurahasaajarekisteri, vapaaehtoisrekisteri sekä uutiskirjerekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Säätiöllä on myös lakisääteinen velvollisuus kerätä henkilötietoja muun muassa myönnetyistä avustuksista ja apurahoista viranomaisille tehtävien ilmoituksien takia.
Avustus- ja apurahahakijarekisteri:
Oulun kulttuurisäätiölle osoitettujen avustus- ja apurahahakemusten rekisteri avustus- ja apurahapäätösten tekemistä varten.
Avustus- ja apurahasaajarekisteri:
Myönnettyjen avustusten ja apurahojen seurantaa ja maksatuksia sekä viranomaisille tehtävien avustus- ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten. Tämän lisäksi mahdollinen tilastointi- ja tutkimuskäyttö.
Vapaaehtoisrekisteri:
Oulun kulttuurisäätiö käsittelee henkilötietoja vapaaehtoistoiminnan ja siihen liittyvän viestinnän järjestämiseksi. Tietojen antaminen on edellytyksenä vapaaehtoistoimintaan osallistumiselle.
Uutiskirjerekisteri:
Rekisterin käyttötarkoitus on Oulu2026 ja Arctic Food Labin markkinointiviestintä sähköisillä uutiskirjeillä. Rekisterissä oleville henkilöille lähetetään noin kerran kuussa tai harvemmin sähköpostiin tietoa ajankohtaista tapahtumista ja uutisista.
5. Rekisterin tietosisältö
Avustus- ja apurahahakijarekisteri
Avustus- tai apurahahakijan nimi, arvo tai ammatti, yhteystiedot, henkilötunnus tai y-tunnus, sukupuoli (vapaaehtoinen), haetun avustuksen tai apurahan käyttötarkoitus tai laatu, haetun avustuksen tai apurahan summa ja hakemisaika, hakijan suorittamat tutkinnot, suosittelijat, hakijan ilmoittamat kolmen edellisen vuoden aikana saadut rahoitukset, hakijan ilmoittamat vireillä olevat muut avustus- tai apurahahakemukset, suosittelut ja lausunnot, muut mahdolliset avustus- tai apurahahakijan lähettämät
hakemuksen liitteet (tutkintotodistukset, ansioluettelot, portfoliot, tutkimus- tai hankesuunnitelma, julkaisuluettelo, toimintakertomukset yms.) ja mahdolliset sähköpostiviestit säätiön ja hakijan välillä tarpeellisilta osin.
Avustus- ja apurahasaajarekisteri:
Edellisten tietojen lisäksi avustuksen tai apurahan myöntöpäivä ja summa, avustuksen tai apurahan maksuyhteystiedot sekä väli- ja loppuraportit.
Vapaaehtoisrekisteri:
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin yhteydessä seuraavia vapaaehtoisen itsestään antamia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, t-paidan koko, koulutustausta, työkokemus/osaaminen, kielitaito, pätevyydet, erityisruokavalio, kiinnostukset eri vapaaehtoistoiminnan tehtäviin sekä vapaaehtoisen ilmoittavat toiveet vapaaehtoistoimintaa koskien.
Uutiskirjerekisteri:
Rekisterinpitäjä käsittelee uutiskirjerekisterin yhteydessä seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, sähköposti, sekä mahdolliset muut tiedot joita kerätään käyttäjän suostumuksella. Käyttäjä voi peruuttaa uutiskirjetilauksen milloin vain.
Verkkosivut
Rekisterinpitäjä käsittelee Palaute-lomakkeen kautta kerättäviä, käyttäjien itsestään antamia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, sähköposti ja vapaamuotoinen palaute.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan säännönmukaisesti avustus- tai apurahahakijalta sekä tarvittaessa muilta rahoitustahoilta. Ulkopuolisen suosituksenantajan ja suosituksen tiedot saadaan avustus- tai apurahahakijan pyynnöstä suosituksenantajalta. Lähettämällä hakemuksen tai maksatuspyynnön hakija suostuu siihen, että hänen tietojaan käsitellään käyttötarkoitusten mukaisella tavalla.
Vapaaehtoisen tiedot saadaan vapaaehtoiselta itseltään hänen ilmoittautuessaan vapaaehtoiseksi Oulun kulttuurisäätiölle. Mikäli vapaaehtoiselta tarkistetaan rikostaustaote, siitä kysytään erikseen lupa. Rikostaustaote haetaan Oikeusrekisterikeskukselta, mikäli vapaaehtoinen on toistuvasti tehtävissään tekemisissä lasten tai nuorten kanssa.
Uutiskirjetilaajien tiedot kerätään rekisteripitäjän verkkosivustojen kautta (Oulu2026.eu tai arcticfoodlab.fi) uutiskirjeen tilauslomakkeiden kautta tai tapahtumien ilmoittautumislomakkeiden yhteydessä. Sähköpostiosoitteita voidaan kerätä käyttäjän suostumuksella myös erilaisissa yleisötapahtumissa.
7. Evästekäytäntö
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.
Evästeet jakautuvat alaryhmiin: pakolliset evästeet, toiminnalliset evästeet, tuotekehitys ja liiketoiminnan raportointi, mainonnan raportointi ja mainonnan kohdentaminen. Pakollisia evästeitä ei voi estää. Ne liittyvät tietoturvaan ja sivuston toiminnan mahdollistamiseen. Pakolliset evästeet eivät sisällä tunnistettavaa henkilötietoa.
Käytössämme on seuraavia palvelun toiminnan kannalta oleellisia kolmannen osapuolen työkaluja tai liitännäisiä:
Sivustoilla olevat sosiaalisten medioiden (Meta, Linkedin) tai video-tai audiopalveluiden upotukset (Youtube, Spotify) saattavat kerätä verkkopalveluiden käyttäjistä tietoja esimerkiksi sisällön suosittelemiseksi tai kävijämäärän seuraamiseksi.
Käytämme kolmansien osapuolien kuten Googlen ja Metan evästeitä. Evästeillä seurataan esimerkiksi verkkosivustomme käyttöä ja tilastotietoa, mikä voidaan yhdistää muihin tietoihin.
Palvelun kehittämiseen tarkoitettujen evästeiden avulla voimme seurata vierailuja ja liikenteen lähteitä, jotta voimme mitata ja parantaa sivustomme suorituskykyä. Evästeiden avulla pystymme kehittämään palveluamme asiakkaidemme parhaaksi ja raportoimaan yleisellä tasolla toimintamme vaikutuksista.
Käytämme myös kolmannen osapuolen evästeitä , joiden avulla voimme kohdentaa omaa ja valittujen kolmansien osapuolien toteuttamaa markkinointia palvelun ulkopuolisilla verkkosivustoilla esimerkiksi sen mukaan, mitä kohteita olet etsinyt tai mitä sivuja olet katsellut palvelussa. Nämä evästeet toimittaa usein luotettu kolmas taho.
Selaimesi hyväksyy todennäköisesti evästeet oletusasetuksin, mutta voit muuttaa selaimesi asetuksia milloin vain, mikäli et halua, että selainkäyttäytymisestäsi saatavaa tietoa hyödynnetään. Evästeiden käytön estäminen vaikuttaa siihen, että sivuston kaikkia toimintoja ei voida käyttää.
Lue lisää evästeiden hallinnasta täällä
8. Tietojen käsittelijät ja säännönmukaiset tietojen luovutukset
Avustus- ja apurahahakemusten ja myönnettyjen avustusten ja apurahojen tietoja käsittelevät Oulun kulttuurisäätiön henkilökunta, hallitus, ulkopuoliset asiantuntijat, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat, toiset apurahojen myöntäjät sekä sähköisten järjestelmien ylläpitäjät, joiden kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Vapaaehtoisten tietoja käsittelevät Oulun kulttuurisäätiön henkilökunta, sekä projektien yhteyshenkilöt, jotka saavat säätiöltä avustusta. Vapaaehtoiset voivat toimia myös heidän luomissaan vapaaehtoistehtävissä, jonka vuoksi vapaaehtoisten tiedot näkyvät myös säätiöltä avustusta saavien projektien yhteyshenkilöille. Järjestelmään on rajattu pääsy vain sellaisille henkilöille, jotka tuottavat kulttuuriohjelmaa osaksi Oulu2026 kulttuuripääkaupunkivuotta. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset kirjautumistunnukset ja salasana osarahoitettujen projektien hallinnointisivulle (Gest).
Tietoja luovutetaan vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä. Tietoja saatetaan joutua luovuttamaan viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.
Kaikilla edellä mainituilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus koskien säätiön rekistereihin rekisteröityjen henkilötietoja.
Maksetut avustukset ja apurahat ilmoitetaan verohallinnolle verolakien mukaisesti. Myönnettyjen avustusten ja apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille avustusten tai apurahojen myöntäjille.
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Oulun kulttuurisäätiö käsittelee ja säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueella. Säätiö voi kuitenkin käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja myös näiden alueiden ulkopuolella. Tällöin tietojen suojaamisesta huolehditaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
10. Henkilötietojen suojaaminen
Oulun kulttuurisäätiö suojaa tietoja tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Hakemusjärjestelmän (Rimbert) sekä vapaaehtoisrekisterin (Gest) toimittaja huolehtii henkilötietojen käsittelijänä sopimuksen mukaisesti omalta osaltaan tietojen suojauksesta tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ja käsittelee tietoja ainoastaan säätiön kanssa tehdyn sopimuksen ja toimeksiantojen mukaisesti. Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.
Manuaalinen aineisto säilytetään Oulun kulttuurisäätiön toimiston lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
11. Henkilötietojen säilyttäminen
Hylättyjä avustus- ja apurahahakemuksia koskevat tiedot poistetaan hakemusvuoden päättyessä, lukuun ottamatta tilastointia ja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten tarvittavia tietoja.
Myönnetyistä avustuksista ja apurahoista säilytetään tiedot kirjanpitolain edellyttämän ajan (mm. hakijan tiedot, myöntämisperusteet).
Päätöspöytäkirjojen liitetiedot säilytetään pysyvästi.
Vapaaehtoisia koskevat tiedot säilytetään, kunnes vapaaehtoistoiminta loppuu, lukuun ottamatta tilastointia ja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten tarvittavia tietoja.
12. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Avustus- ja apurahahakijoilla ja niiden saajilla on vuosittain oikeus tarkastaa itseään koskevat Oulun kulttuurisäätiön rekistereissä olevat tiedot. Säätiö ei luovuta hakemuksesta tehtyjä arvioita tai lausuntoja hakijoille.
Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa
Oulun kulttuurisäätiö sr
Torikatu 18, 1 krs.
90100 Oulu
13. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Avustus- ja apurahahakijoilla ja niiden saajilla on oikeus vaatia Oulun kulttuurisäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista.
Korjauspyyntö on tehtävä yksilöidysti ja henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa
Oulun kulttuurisäätiö sr
Torikatu 18, 1 krs.
90100 Oulu
Vapaaehtoisilla on oikeus vaatia Oulun kulttuurisäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista. Korjauspyyntö on tehtävä yksilöidysti ja henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Anette Eksymä
Oulun kulttuurisäätiö sr
Torikatu 18, 1 krs.
90100 Oulu
14. Tietojen poistaminen
Oulun kulttuurisäätiö voi pyynnöstä poistaa hakijan/avustuksensaajan/rekisteröidyn tiedot rekisteristään, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,
• rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut,
eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta,
• henkilötietoja on käytetty lainvastaisesti.
15. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä selostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 3.12.2024
Pyyntö on tehtävä yksilöidysti ja kirjallisesti henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Mika Vierimaa
Hallinto- ja talouspäällikkö
Oulun kulttuurisäätiö sr
Torikatu 18, 1 krs.
90100 Oulu
Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista:
https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet