Oulun kulttuurisäätiön tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Oulun kulttuurisäätiö sr
Y-tunnus 3246820-6
Torikatu 18 1 krs., 90100 Oulu
+358 40 167 6827
info@oulu2026.eu

2. Tietosuojasta vastaava

Mika Vierimaa, säätiön hallinto- ja talouspäällikkö
mika.vierimaa@oulu2026.eu

3. Rekisterien nimet

Avustus- ja apurahahakijarekisteri, avustus- ja apurahasaajarekisteri sekä vapaaehtoisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Säätiöllä on myös lakisääteinen velvollisuus kerätä henkilötietoja muun muassa myönnetyistä avustuksista ja apurahoista viranomaisille tehtävien ilmoituksien takia.

Avustus- ja apurahahakijarekisteri:
Oulun kulttuurisäätiölle osoitettujen avustus- ja apurahahakemusten rekisteri avustus- ja apurahapäätösten tekemistä varten.

Avustus- ja apurahasaajarekisteri:
Myönnettyjen avustusten ja apurahojen seurantaa ja maksatuksia sekä viranomaisille tehtävien avustus- ja apurahamaksuilmoitusten tekemistä varten. Tämän lisäksi mahdollinen tilastointi- ja tutkimuskäyttö.

Vapaaehtoisrekisteri: 
Oulun kulttuurisäätiö käsittelee henkilötietoja vapaaehtoistoiminnan ja siihen liittyvän viestinnän järjestämiseksi. Tietojen antaminen on edellytyksenä vapaaehtoistoimintaan osallistumiselle.  

Uutiskirjerekisteri:
rekisteriseloste.pdf

5. Rekisterin tietosisältö

Avustus- ja apurahahakijarekisteri:
Avustus- tai apurahahakijan nimi, arvo tai ammatti, yhteystiedot, henkilötunnus tai y-tunnus, sukupuoli (vapaaehtoinen), haetun avustuksen tai apurahan käyttötarkoitus tai laatu, haetun avustuksen tai apurahan summa ja hakemisaika, hakijan suorittamat tutkinnot, suosittelijat, hakijan ilmoittamat kolmen edellisen vuoden aikana saadut rahoitukset, hakijan ilmoittamat vireillä olevat muut avustus- tai apurahahakemukset, suosittelut ja lausunnot, muut mahdolliset avustus- tai apurahahakijan lähettämät
hakemuksen liitteet (tutkintotodistukset, ansioluettelot, portfoliot, tutkimus- tai hankesuunnitelma, julkaisuluettelo, toimintakertomukset yms.) ja mahdolliset sähköpostiviestit säätiön ja hakijan välillä tarpeellisilta osin.

Avustus- ja apurahasaajarekisteri:
Edellisten tietojen lisäksi avustuksen tai apurahan myöntöpäivä ja summa, avustuksen tai apurahan maksuyhteystiedot sekä väli- ja loppuraportit.

Vapaaehtoisrekisteri: 
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin yhteydessä seuraavia vapaaehtoisen itsestään antamia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, t-paidan koko, koulutustausta, työkokemus/osaaminen, kielitaito, pätevyydet, erityisruokavalio, kiinnostukset eri vapaaehtoistoiminnan tehtäviin sekä vapaaehtoisen ilmoittavat toiveet vapaaehtoistoimintaa koskien.

Uutiskirjerekisteri: (Liana)
rekisteriseloste.pdf

Verkkosivut
Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia käyttäjien itsestään antamia henkilötietoja: etunimi, sukunimi, sähköposti ja vapaamuotoinen palaute.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan säännönmukaisesti avustus- tai apurahahakijalta sekä tarvittaessa muilta rahoitustahoilta. Ulkopuolisen suosituksenantajan ja suosituksen tiedot saadaan avustus- tai apurahahakijan pyynnöstä suosituksenantajalta. Lähettämällä hakemuksen tai maksatuspyynnön hakija suostuu siihen, että hänen tietojaan käsitellään käyttötarkoitusten mukaisella tavalla.

Vapaaehtoisen tiedot saadaan vapaaehtoiselta itseltään hänen ilmoittautuessaan vapaaehtoiseksi Oulun kulttuurisäätiölle. Mikäli vapaaehtoiselta tarkistetaan rikostaustaote, siitä kysytään erikseen lupa. Rikostaustaote haetaan Oikeusrekisterikeskukselta, mikäli vapaaehtoinen on toistuvasti tehtävissään tekemisissä lasten tai nuorten kanssa. 

7. Evästekäytäntö

Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto varastoi vierailijan tietokoneelle ja jonka vierailijan selain tarjoaa verkkosivulle joka kerta vierailijan vieraillessa sivustolla. Oulun kulttuurisäätiö käyttää verkkosivuillaan evästeitä seuratakseen säätiön verkkosivujen ja niiden yhteydessä toimivan apurahajärjestelmän liikennettä. Evästeitä ei käytetä markkinointiin tai mainostamiseen. Evästeet voi poistaa käytöstä tai asettaa selaimen
asetuksista evästeille hälytyksen.

8. Tietojen käsittelijät ja säännönmukaiset tietojen luovutukset

Avustus- ja apurahahakemusten ja myönnettyjen avustusten ja apurahojen tietoja käsittelevät Oulun kulttuurisäätiön henkilökunta, hallitus, ulkopuoliset asiantuntijat, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat, toiset apurahojen myöntäjät sekä sähköisten järjestelmien ylläpitäjät, joiden kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Vapaaehtoisten tietoja käsittelevät Oulun kulttuurisäätiön henkilökunta, sekä projektien yhteyshenkilöt, jotka saavat säätiöltä avustusta. Vapaaehtoiset voivat toimia myös heidän luomissaan vapaaehtoistehtävissä, jonka vuoksi vapaaehtoisten tiedot näkyvät myös säätiöltä avustusta saavien projektien yhteyshenkilöille. Järjestelmään on rajattu pääsy vain sellaisille henkilöille, jotka tuottavat kulttuuriohjelmaa osaksi Oulu2026 kulttuuripääkaupunkivuotta. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset kirjautumistunnukset ja salasana osarahoitettujen projektien hallinnointisivulle (Gest).  

Tietoja luovutetaan vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä. Tietoja saatetaan joutua luovuttamaan viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

Kaikilla edellä mainituilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus koskien säätiön rekistereihin rekisteröityjen henkilötietoja.

Maksetut avustukset ja apurahat ilmoitetaan verohallinnolle verolakien mukaisesti. Myönnettyjen avustusten ja apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja vuosikertomuksessa. Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille avustusten tai apurahojen myöntäjille.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Oulun kulttuurisäätiö käsittelee ja säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti EU:n tai Euroopan talousalueella. Säätiö voi kuitenkin käyttää palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja myös näiden alueiden ulkopuolella. Tällöin tietojen suojaamisesta huolehditaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Oulun kulttuurisäätiö suojaa tietoja tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Hakemusjärjestelmän (Rimbert) sekä vapaaehtoisrekisterin (Gest) toimittaja huolehtii henkilötietojen käsittelijänä sopimuksen mukaisesti omalta osaltaan tietojen suojauksesta tarpeellisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ja käsittelee tietoja ainoastaan säätiön kanssa tehdyn sopimuksen ja toimeksiantojen mukaisesti. Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus.

Manuaalinen aineisto säilytetään Oulun kulttuurisäätiön toimiston lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

11. Henkilötietojen säilyttäminen

Hylättyjä avustus- ja apurahahakemuksia koskevat tiedot poistetaan hakemusvuoden päättyessä, lukuun ottamatta tilastointia ja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten tarvittavia tietoja.

Myönnetyistä avustuksista ja apurahoista säilytetään tiedot kirjanpitolain edellyttämän ajan (mm. hakijan tiedot, myöntämisperusteet).

Päätöspöytäkirjojen liitetiedot säilytetään pysyvästi.

Vapaaehtoisia koskevat tiedot säilytetään, kunnes vapaaehtoistoiminta loppuu, lukuun ottamatta tilastointia ja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten tarvittavia tietoja.  

12. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Avustus- ja apurahahakijoilla ja niiden saajilla on vuosittain oikeus tarkastaa itseään koskevat Oulun kulttuurisäätiön rekistereissä olevat tiedot. Säätiö ei luovuta hakemuksesta tehtyjä arvioita tai lausuntoja hakijoille.

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:

Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa
Oulun kulttuurisäätiö sr
Torikatu 18, 1 krs.
90100 Oulu

13. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Avustus- ja apurahahakijoilla ja niiden saajilla on oikeus vaatia Oulun kulttuurisäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista.

Korjauspyyntö on tehtävä yksilöidysti ja henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa
Oulun kulttuurisäätiö sr
Torikatu 18, 1 krs.
90100 Oulu

Vapaaehtoisilla on oikeus vaatia Oulun kulttuurisäätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista. Korjauspyyntö on tehtävä yksilöidysti ja henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen: 
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Anette Eksymä 
Oulun kulttuurisäätiö sr 
Torikatu 18, 1 krs. 
90100 Oulu 

14. Tietojen poistaminen

Oulun kulttuurisäätiö voi pyynnöstä poistaa hakijan/avustuksensaajan/rekisteröidyn tiedot rekisteristään, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin,
• rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely on perustunut,
eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta,
• henkilötietoja on käytetty lainvastaisesti.

15. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä selostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 3.12.2024 

Pyyntö on tehtävä yksilöidysti ja kirjallisesti henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:
Hallinto- ja talouspäällikkö Mika Vierimaa
Oulun kulttuurisäätiö sr
Torikatu 18, 1 krs.
90100 Oulu

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista:
https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet